Manual de OrthoWeb

Antes de comenzar

Configura OrthoWeb una sola vez, en este orden. Son unos 20 minutos y después todo funciona solo: recibos, recordatorios, agenda en línea y honorarios. Todo está en Configuración, arriba a la derecha.

1. Datos de la clínica y correo

Configuración → Datos de la clínica y documentos.

1. Nombre de la clínica, teléfono, WhatsApp, RUC / DV y dirección. Salen en recibos, estados de cuenta, consentimientos y recordatorios.
2. Logo (opcional). Aparece en los documentos PDF.
3. Correo de la clínica. Los correos automáticos salen de notificaciones@orthoweb.app con el nombre de tu clínica. Cuando el paciente responde, la respuesta te llega a este correo.
4. Enviar con: elige Gmail, Outlook o el programa de correo del equipo para los correos que mandas tú a mano.
5. Marca «Enviar automáticamente al registrar un pago» si quieres que el recibo le llegue solo al paciente.

2. Doctores y asistentes

Configuración → Doctores y asistentes. Aquí va todo el personal, aunque no use la app.

1. Agrega a cada persona con su rol (Doctor, Asistente o Secretaria) y un color: así se distingue en la agenda.
2. De los doctores: especialidad, idoneidad y el % de honorarios que le corresponde (si lo usas).
3. Si la persona va a entrar a OrthoWeb, escribe el mismo correo con el que iniciará sesión.
4. En cada doctor, pulsa 🗓 Horario y marca qué días y a qué hora atiende (ver Horario de doctores).

3. Quién entra a la app y qué puede ver

1. Configuración → Usuarios con acceso → + Dar acceso: escribe el correo y el perfil (doctor, asistente o secretaria). Ya puede entrar con su correo y un código.
2. Configuración → 🛡 Seguridad y privacidad: decide qué ve cada perfil. Por ejemplo, si tu secretaria o tu asistente pueden ver el expediente clínico, las finanzas o los honorarios. Cada clínica lo decide; puedes cambiarlo cuando quieras.
3. En esa misma pantalla, en Documentos que firma el paciente, revisa los textos de los consentimientos y ajústalos a tu clínica. Conviene que los revise un abogado.

4. Lista de precios (honorarios)

Configuración → Honorarios (lista de precios). Escribe los servicios y aparatos con su precio: retenedores, brackets de repuesto, kits de higiene, consultas. Así, al cobrar un cargo, solo lo eliges de la lista.

El reparto entre doctor y clínica se revisa en Honorarios de doctores (reparto) (ver Pagos y honorarios).

5. Agenda

1. Configuración → Agenda: operatorios y horario: tus sillones u operatorios, el horario de la clínica y el intervalo de la agenda (10, 15, 20 o 30 minutos).
2. En la sección Asistencia, elige la hora de cierre del día y el mensaje para quien no asistió (ver Inasistencias).

6. Agenda en línea y recordatorios (opcional)

1. 🌐 Agenda en línea para pacientes: tu dirección para que los pacientes reserven solos (ver Agenda en línea).
2. Recordatorios y seguimiento: a qué hora y cada cuánto se avisa a quien faltó o dejó de venir.

7. Otros ajustes (opcional)

• Especialistas externos: tu directorio de cirujanos, periodoncistas y otros, para enviar interconsultas en un clic.
• Nombres de las fotos: cambia los nombres de las tomas si usas otra secuencia.

8. Si ya usabas OrthoWeb en tu computadora

En la versión anterior: Exportar respaldo. En la nube: Configuración → Importar respaldo. Los archivos suben uno por uno y verás el avance.

Empezar

Registra tu clínica una sola vez. Después solo entras con tu correo.

1. Abre orthoweb.app y pulsa Registra tu clínica.
2. Escribe tu correo y pulsa Enviar código. Escribe el código de 6 números que te llega.
3. Completa los datos de la clínica, tu idoneidad y envía la solicitud.
4. Te avisamos por correo cuando tu clínica esté aprobada.

Pacientes

La pantalla principal muestra a todos tus pacientes.

1. Busca por nombre o número de historia en la barra superior.
2. Pulsa + Nuevo paciente, completa los datos y Crear paciente.
3. Toca una tarjeta para abrir su expediente.

Expediente

Todo el caso en pestañas: Examen, Fotos, Radiografías, Modelos STL, Cefalometría, Diagnóstico y plan, Interconsultas, Controles y Finanzas.

Controles

1. Abre la pestaña Controles.
2. Pulsa + Nuevo control y anota lo realizado en cada arcada y la próxima cita.
3. Usa + Agendar cita para reservar el siguiente control.

Finanzas

1. Crea el presupuesto: total, inicial y número de cuotas.
2. Pulsa + Registrar pago cada vez que el paciente pague.
3. Las cuotas vencidas aparecen en rojo y en Pendientes.

Pagos y honorarios

Cada pago se registra una vez: dice a qué se aplica y cuánto le toca al doctor.

¿A qué va el pago?

En Finanzas → + Registrar pago, elige una de tres opciones:

• Tratamiento base: paga una cuota del presupuesto o un abono libre. Si pagan de más, el excedente pasa a las siguientes cuotas.
• Cargo: algo aparte del tratamiento, como un bracket despegado, un retenedor o un kit de higiene. Puedes cobrar un cargo existente o crear uno nuevo en el mismo paso.
• Compuesto: una parte a la cuota y otra a un cargo, en un solo recibo. Escribe los dos montos; el total se suma solo.

Reparto entre doctor y clínica

Al final del mismo formulario está el reparto interno de honorarios. No sale en el recibo del paciente.

1. Doctor tratante: quién atendió.
2. % para el doctor: si lo dejas vacío se usa el de ese doctor (en Doctores y asistentes), el de la clínica o 50 %. Acepta 50, 50 %, 1/3 o 0.4.
3. Gastos a descontar: laboratorio, materiales o comisión de tarjeta. Puedes sumar: 100+50.

Informe por doctor

Configuración → Honorarios de doctores (reparto). Elige las fechas y verás cuánto cobró la clínica y cuánto pagar a cada doctor. Descárgalo en CSV o PDF.

Agenda

Un día a la vez, con una columna por sillón u operatorio.

1. Pulsa Agenda arriba. Cambia de día con ◀ ▶ o el calendario.
2. Pulsa + Cita o un espacio libre para agendar.
3. Toca una cita para editarla, marcar la llegada o cambiar su estado.

Inasistencias y recordatorios

Al terminar el día, OrthoWeb avisa solo a los pacientes que no vinieron, y les insiste hasta que reprogramen.

1. Qué pasa al cierre del día

1. A la hora de cierre, las citas sin llegada registrada se marcan como «No asistió».
2. A cada paciente con correo le llega un aviso para reprogramar, con el enlace a tu agenda en línea.

2. Configurarlo

1. Configuración → Agenda: operatorios y horario → sección Asistencia.
2. Elige la hora de Cierre del día. Si la dejas vacía, se usa la hora de cierre de la agenda.
3. Marca «Avisar automáticamente…» y ajusta el mensaje si quieres.

3. Cierre del día a mano

En la Agenda, el botón Cierre del día muestra las citas sin marcar. Marca Llegó o No asistió, y avisa por WhatsApp a quien no tiene correo.

4. Recordatorios de seguimiento

Configuración → Recordatorios y seguimiento. Se envían solos por correo a la hora de envío que elijas:

• Inasistencia sin reprogramar: se repite cada X días, hasta un máximo de días, y se detiene cuando el paciente agenda.
• Paciente en tratamiento que no viene: si pasan X días sin control, recibe un recordatorio cada pocos días, con un límite.

Los exámenes sin iniciar tratamiento y las cuotas atrasadas no se envían solos: aparecen en Pendientes para avisar por WhatsApp o llamada.

Pendientes

Lo que necesita atención hoy, en un solo panel.

1. Pulsa Pendientes arriba.
2. Confirma las citas que llegaron por internet.
3. Contacta por WhatsApp, correo o llamada a quien tiene saldo vencido o no volvió.

Configuración

Todo se ajusta desde Configuración, arriba a la derecha.

Horario de doctores

Cada doctor tiene sus propios días, horas y vacaciones. Ideal para rotaciones.

1. Configuración → Doctores y asistentes.
2. En el doctor, pulsa 🗓 Horario.
3. Marca los días que viene, su hora de entrada, salida y almuerzo.
4. Agrega vacaciones o congresos con + Día libre / vacaciones.
5. Activa «Recibe citas desde la agenda en línea» si los pacientes pueden reservar con él o ella.
6. Guardar.

Agenda en línea

Tus pacientes reservan solos desde el celular, solo en horas libres.

1. Configuración → 🌐 Agenda en línea para pacientes.
2. Activa la agenda y elige tu dirección, por ejemplo orthoweb.app/agendar/mi-clinica.
3. Define los tipos de cita y su duración.
4. Ajusta el horario de cada día y los días no disponibles (feriados, vacaciones).
5. Comparte el enlace en WhatsApp, Instagram o tu web.

Lo que ve el paciente

Tu equipo

Cada persona entra con su propio correo y ve solo lo que le corresponde.

1. Configuración → Usuarios con acceso → + Dar acceso.
2. Escribe su correo y su perfil: doctor, asistente o secretaria.
3. Agrégalo también en Doctores y asistentes con el mismo correo.

Seguridad

Ajusta permisos por perfil, el bloqueo con PIN y revisa quién abrió cada expediente.

1. Configuración → 🛡 Seguridad y privacidad: permisos y PIN.
2. Bitácora de accesos: quién entró, abrió o modificó expedientes.
3. Exportar respaldo (cifrado): haz una copia cada semana.

Preguntas frecuentes

No me llega el código para entrar.

Revisa la carpeta de spam o promociones; llega de notificaciones@orthoweb.app. El código vence en 10 minutos; pulsa «Reenviar código». Si marcas «Mantener la sesión en este equipo», no tendrás que pedirlo durante 30 días.

¿Dónde están mis datos?

En la nube, separados de cualquier otra clínica. Puedes entrar desde cualquier computadora o celular.

Un paciente no recibe recordatorios.

Verifica que tenga correo en su ficha y que no esté marcado como «Tratamiento terminado».

Un doctor no aparece en la agenda en línea.

En su 🗓 Horario, activa «Recibe citas desde la agenda en línea» y marca al menos un día.

Encontré un problema o tengo una idea.

Configuración → 🐞 Reportar un problema o sugerencia. Elige la prioridad (alta, media o baja), describe lo que pasó y pega una captura con Ctrl + V. Te avisamos por correo cuando esté resuelto.

¿Cómo salgo de mi cuenta?

Configuración → Cerrar sesión.